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Circulation de données

mercredi 7 juillet 2010, par Christian Queinnec

Cet article détaille la circulation des données entre les différents systèmes d’information gravitant autour de l’EDITE. L’UPMC est l’établissement support de l’EDITE et doit, à ce titre, entretenir un certain nombre de données nominatives pour les besoins de la scolarité (carte d’étudiant, paiement des droits, enregistrement des thèses, etc.) ainsi que pour les statistiques du ministère. Ce système se nomme Casper et sera remplacé, dans quelques années, par un nouveau système nommé ODISSE.

Casper

Lors des demandes d’inscription en doctorat, les candidats créent (ou complètent) leur dossier dans Casper (identifié par un numéro à 7 chiffres). Ils donnent principalement leurs coordonnées, des données historiques (pour le ministère) sur la série de leur bac et les informations concernant leur demande (laboratoire, directeur de thèse, financement, etc.).

Le secrétariat général de l’EDITE ainsi que le secrétariat de Telecom Paristech ont des accès en écriture dans Casper et ont pour charge de compléter et de faire évoluer ces données. La scolarité de l’IFD (institut de formation doctorale) a également un accès en écriture à Casper et entretient les données de scolarité (inscription, réinscription, paiement des droits, etc.).

La base de données de l’EDITE (disons EDB pour faire court) extrait de Casper (du mardi matin au samedi matin) les données suivantes pour chaque étudiant (candidat ou doctorant) relevant de l’EDITE (après 2007) :

nom, prénom, genre, date de naissance, courriels, téléphone, nationalité, date d’inscription, d’abandon, de soutenance, type de financement, diplôme précédent (si compréhensible), laboratoire (si compréhensible) et photo d’identité.

Les doctorants externes (dont le numéro de dossier débute par 5) ne peuvent accéder à la e-scolarité de l’UPMC et, par conséquent, ne peuvent rien changer aux données les concernant dans Casper. En cas d’anomalie ou d’erreur de saisie, s’adresser au secrétariat général de l’EDITE ou au secrétariat de Telecom Paristech pour rectification.

Les doctorants inscrits à l’UPMC peuvent, eux, accéder à la e-scolarité et changer certaines des données les concernant. Les changements de courriel, de numéro de téléphone et de photo d’identité sont répercutés dans EDB.

Pour tous les doctorants, le secrétariat général de l’EDITE ainsi que le secrétariat de Telecom Paristech entretiennent les dates de début de thèse, le laboratoire d’appartenance, le(s) directeur(s) de thèse, la nationalité, les abandons de thèse, la nature et la durée des financement. Lorsque ces données changent, elles sont répercutées le jour après dans EDB.

Quelques autres champs comme la date de soutenance sont saisies par Telecom ParisTech ou par l’IFD dans le cas de l’UPMC. Lorsque ces champs changent, les modifications sont répercutées dans EDB.

EDB

La base de l’EDITE contient les données précédemment indiquées extraites de Casper et contient en plus les données suivantes sur chaque candidat ou doctorant ou docteur :

  • les informations liées aux candidatures (et dossier électronique de candidature)
  • les informations sur les cotutelles (pays, convention)
  • les informations liées au diplôme d’accès à la thèse
  • les informations liées au sujet de la thèse
  • les informations liées à l’encadrement de la thèse
  • les informations liées à l’évaluation à mi-parcours (date, composition du jury, rapports)
  • les informations liées aux formations souhaitées ou suivies
  • vos productions scientifiques
  • les informations liées à la soutenance (rapporteurs, jurys, rapports, thèse, ...)
  • une copie des courriels automatiques
  • votre position après soutenance

Ces informations ne sont entretenues que dans EDB et que par les secrétariats des divers établissements. Adressez-vous à votre secrétariat pour les rectifier en cas d’anomalie.

Nota : cette base a été constituée afin de répondre aux observations de l’AERES lors de l’évaluation de 2008.

Autres systèmes

Telecom SudParis, le LIP6 ont, depuis longtemps, leur propre base pour suivre tous leurs personnels liés à la recherche.

Telecom ParisTech est en train de se doter de sa propre base.

D’autres systèmes (ou feuilles de tableur) existent probablement mais ne sont, à ma connaissance, ni couplées à Casper ni à EDB.

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