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EDITE de Paris

Courriels automatiques

lundi 26 septembre 2011, par Christian Queinnec

Afin d’aider au suivi des doctorants et ainsi entretenir au mieux les données les concernant, un certain nombre de courriels automatiques sont émis tout au long du parcours de thèse. Cet article décrit ces courriels et leur intention. Les doctorants inscrits à Telecom ParisTech ne bénéficient que de certains de ces courriels.

Lorsque quelqu’un candidate pour devenir un doctorant de l’EDITE, nous envoyons un premier courriel de bienvenue à ce candidat où nous l’incitons à prendre connaissance de sa fiche personnelle sur le site de l’EDITE et à la complémenter afin d’étoffer sa candidature.

Lorsqu’un candidat est inscrit administrativement, alors, dès que nous recevons cette information, nous envoyons un courriel de bienvenue à ce nouveau membre de l’EDITE. Nous lui rappelons alors de renseigner son courriel préférentiel, son encadrement, son sujet de thèse, son financement, etc.

Un mois plus tard, nous lui rappelons par courriel qu’un certain nombre de formations sont à sa disposition et nous lui rappelons, s’il ne l’a pas déjà fait, de renseigner son encadrement, son sujet de thèse, son financement, etc.

Un an après, nous lui rappelons qu’il lui faut préparer son évaluation à mi-parcours.

À chaque rentrée et s’il n’est pas inscrit à l’UPMC, nous lui rappelons de télécharger sa carte d’étudiant afin que nous puissions vérifier son inscription dans l’année universitaire.

De temps à autre, nous rappelons de signaler les publications à partir de la signalisation dans HAL. Tous les ans, les doctorants en retard sur leurs points de formation sont notifiés.

Au début de la 4ème année d’inscription, nous demandons la date de soutenance estimée, la composition prévisionnelle du jury. 3 mois avant la soutenance prévue, le jury doit être confirmé.

Enfin, après soutenance, nous félicitons le jeune docteur et lui rappelons de nous indiquer son devenir (donnée nécessaire pour les enquêtes du ministère).

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