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UPMC : Soutenance de thèse

samedi 5 novembre 2016, par Marilyn Galopin

Durant les périodes des congés des différents services concernés (la scolarité, l’EDITE et la commission des thèses), des délais supplémentaires sont à anticiper dans vos démarches concernant votre dossier de soutenance de thèse.

A compter de septembre 2016, le nouvel (Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat) est entré en vigueur. Cet arrêté est donc mis en application à l’EDITE dès maintenant et les modalités de mises en oeuvre vous seront communiquées au fur et à mesure que les directives de l’IFD de l’UPMC et des partenaires de l’ED seront connues.

La soutenance d’une thèse passe par un certain nombre d’étapes et doit observer un certain nombre de règles :

  • Avoir effectué son projet doctoral (PIF)
  • Obtenir l’accord de votre directeur de thèse
  • Déterminer la composition du jury (c’est surtout l’oeuvre de votre directeur de thèse) avec les contraintes suivantes :

- faire figurer entre 4 et 8 membres dans le jury (les rapporteurs peuvent ne pas y figurer).

- l’un des membres doit être professeur à l’UPMC (mais ne peut être ni le directeur de thèse ni l’éventuel co-directeur de thèse). Les enseignants chercheurs titulaires d’une HDR et les directeurs de recherches, avec HDR, dans les laboratoires de l’UPMC peuvent tenir le rôle de « professeur UPMC ».

- la moitié des membres ne doit relever ni de l’EDITE ni de l’UPMC.

- la moitié des membres doit être de rang professeur ou assimilé au sens du CNU.

  • Observer un équilibre homme/femme dans le jury. Il ne s’agit pas de parité mais d’équilibre lié aussi à la discipline.
  • NOTA : Il est usuel qu’au moins un des rapporteurs soit dans le jury. Il est également usuel que le(s) directeur(s) de thèse et/ou encadrant y soi(en)t.
  • NOTA : Vous pouvez déjà effectuer les premières vérifications concernant vos rapporteurs et votre jury en les saisissant dans votre fiche personnelle. Si certaines personnes sont inconnues de l’EDITE, veuillez les signaler afin que nous puissions prendre contact avec elles et déterminer si elles peuvent réglementairement faire partie de votre jury. N’oubliez pas de saisir deux fois vos rapporteurs en qualité de rapporteurs et d’examinateurs dans le cas où ces derniers assistent à votre soutenance de thèse (rappel : les rapporteurs peuvent en effet ne pas assister à votre soutenance de thèse).

8 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE :

  • Faire approuver les rapporteurs et le jury par l’école doctorale par le biais d’un document connu comme une demande d’autorisation de présentation en soutenance de thèse. Dans ce document, il vous est demandé, entre autres, de préciser la "qualité" de vos membres ; notez que "qualité" correspond au statut de chaque personne (ex : professeur, maitre de conférence avec ou sans HdR, chargé de recherche, directeur de recherche, etc).

Prière d’imprimer tous les documents en recto seulement et de ne pas les agrafer.

Veuillez alors déposer au secrétariat de l’EDITE l’ensemble de votre dossier de soutenance de thèse constitué des pièces suivantes : votre CV avec la liste de vos publications, un résumé de votre manuscrit de thèse et les deux imprimés émanant de l’UPMC intitulés "demande d’autorisation de présentation en soutenance de thèse" (étape 1 - validation de la composition de votre jury de soutenance de thèse) "autorisation de soutenance" (étape 2 - en prévision de l’autorisation de soutenance ultérieure) et du formulaire pour la convocation au jury précisant notamment le lieu de votre soutenance. Pour l’étape 1, vous devez obtenir l’accord aussitôt que le jury et les rapporteurs sont connus et au plus tard lors de la ré-"inscription en 4ème année et donc avant d’envoyer votre manuscrit aux rapporteurs (sinon vous risquez de faire perdre du temps aux rapporteurs pressentis en cas de problème).

  • Lorsque l’accord de l’école doctorale est acquis, le secrétariat transmettra la demande d’autorisation de présentation en soutenance de thèse à la scolarité doctorat.
  • Décider du jour de la soutenance afin de bloquer les calendriers des membres du jury (il faut s’y prendre au moins deux mois à l’avance)
  • Envoyer le document de thèse aux rapporteurs (en leur indiquant la date souhaitée pour leur rapport (il faut leur laisser au moins un mois))
  • attendre, réviser son manuscrit, préparer ses transparents, ses démonstrations, démarcher des entreprises, d’autres laboratoires pour un futur poste... et fournir l’autorisation de soutenance de thèse qui mentionne le jury final, la date, le lieu de soutenance. Prière d’imprimer ce document en recto seulement et de ne pas l’agrafer.

Les rapports de thèse doivent parvenir impérativement sous forme électronique au : secrétariat pédagogique de l’EDITE La version électronique doit être signée. Dans le cas où les rapporteurs seront présents lors de la soutenance de thèse, cette version électronique des rapports est suffisante dans la mesure où les rapporteurs contresignent de façon manuscrite et originale ces mêmes rapports le jour de la soutenance. En revanche, dans le cas des rapporteurs absents lors de la soutenance, une version originale (papier) signée et non agrafée doit être envoyée au secrétariat pédagogique de l’EDITE en même temps que la version électronique 3 semaines avant la soutenance. L’EDITE analyse ces rapports, et, s’ils sont approuvés, les transmet à la commission des thèses qui les analyse à son tour et délivre, si l’analyse est concluante, l’autorisation de soutenance. Les rapports de thèse peuvent être rédigés en anglais. Les rapports de thèse doivent parvenir au secrétariat au moins 3 semaines avant la soutenance. Notez que c’est à vous d’entrer en contact avec vos rapporteurs afin de les informer qu’ils doivent envoyer leurs rapports au secrétariat de l’EDITE, en leur indiquant l’adresse et le délai. Si vous utilisez le formulaire à cet effet émanant de l’UPMC, que vous trouverez sur le site de l’IFD, veuillez indiquer à vos rapporteurs qu’il n’est pas nécessaire à l’EDITE d’envoyer les rapports à la Commission des Thèses. Après avis du directeur de l’EDITE, c’est le secrétariat de l’EDITE qui s’en chargera. Vous n’avez donc pas à indiquer le nom du Président de la Commission des Thèses, cette partie d’encadrement du formulaire est à rayer ; indiquez uniquement les coordonnées de l’EDITE. En dessous de 3 semaines, vous prenez le risque que quelques signatures manquent ce qui interdirait la soutenance.

Pour la soutenance, l’envoi des convocations aux membres du jury se fait deux semaines minimum avant la soutenance par l’école doctorale via ce FORMULAIRE que vous aurez à compléter de manière dactylographiée et non manuscrite et à fournir.

N’oubliez pas de remplir les adresses courriels des membres du jury (exclure les invités) dans les cases spécifiques, car c’est par ce biais que les convocations officielles seront générées par l’école doctorale.

Pour ceux qui se destinent à une carrière académique, la composition du jury est un des éléments pris en compte par les jurys de qualification.

3 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE :

Indépendamment de l’EDITE, vous devez déposer à la scolarité doctorat (B.A.D. - Bureau d’Accueil des Doctorants) les pièces mentionnées sur les documents

Vous pouvez maintenant suivre les progrès de vos demandes sur votre fiche personnelle. Toutes les étapes y apparaissent :

  • dépôt de votre demande d’autorisation de présentation en soutenance (environ 2 mois avant la soutenance)
  • signature, par l’EDITE, de votre demande d’autorisation de présentation en soutenance (quelques jours)
  • arrivée des rapports des rapporteurs (4 à 5 semaines)
  • dépôt de votre demande d’autorisation de soutenance (environ 3 semaines avant la soutenance)
  • signature, par l’EDITE, de votre demande d’autorisation de soutenance (quelques jours)
  • envoi de votre dossier à la scolarité doctorat (B.A.D.)

UNE SEMAINE AVANT LA SOUTENANCE : Le candidat prend contact avec le bureau d’accueil de la scolarité doctorat afin de s’assurer que son dossier est complet.

QUELQUES JOURS AVANT LA SOUTENANCE : Le candidat recevra du bureau d’accueil des doctorants le procès-verbal de soutenance par courriel.

Document de thèse

Il n’est pas nécessaire de fournir un exemplaire de votre document de thèse à l’EDITE. En revanche, vous devez fournir un résumé en français de votre document de thèse en une, deux ou trois pages. S’il est écrit en anglais, un résumé en français d’une quinzaine de pages doit être fourni.

En ce qui concerne l’exemplaire que vous aurez à fournir à vos rapporteurs, vous pouvez vous inspirer de cette couverture.

Cas particuliers

Dans le cas des thèses en co-tutelle, la convention de co-tutelle fixe les règles de composition du jury. Dans le cas des thèses en co-tutelle soutenues hors de France et compte-tenu des frais de mission, certaines règles générales peuvent être assouplies avec l’accord de l’école doctorale.

Si la thèse est soutenue hors des locaux de l’UPMC, une autorisation spéciale doit être sollicitée auprès de la scolarité centrale (BAD - bureau d’accueil des doctorants, campus des Cordeliers, Métro Odéon).

Si, pour des raisons de confidentialité, la thèse doit être soutenue à huis clos, une autorisation spéciale doit être sollicitée auprès de la scolarité centrale (BAD - bureau d’accueil des doctorants, campus des Cordeliers, Métro Odéon).

Documents à télécharger

Les documents propres à l’UPMC se trouvent sur le site de l’IFD. Ces documents changeant assez souvent, seule la page de l’IFD y menant est mentionné.

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