En conformité avec l’article 13 de l’ arrêté du 25 mai 2016 modifié par l’arrêté du 26 août 2022, fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat chaque doctorant(e) doit avoir un comité de suivi.
Le comité de suivi est une structure qui permet de faire le point tout au long de la thèse avec le (la) doctorant(e), de discuter des avancées, des formations suivies et d’exposer d’éventuelles difficultés rencontrées.
Toutes demandes relatives au comité de suivi de thèse doivent parvenir à l’adresse : csi@edite-de-paris.fr
Composition du comité et validation par l’ED
La composition de ce comité est définie par le (la) directeur(trice) de thèse dans les 6 mois qui suivent l’inscription, il est proposé à la direction de l’école doctorale par mail à l’adresse : csi@edite-de-paris.fr qui le valide. Cette demande doit comporter les noms des membres du comité de suivi ainsi que leur école doctorale, leur laboratoire d’appartenance et leur équipe de recherche.
Le CSI est constitué d’au moins 2 personnalités scientifiques dont l’une au moins est titulaire d’une habilitation à diriger des recherches. Un des membres est un spécialiste du domaine sans toutefois participer directement aux projets de recherche de la thèse. Ces personnalités scientifiques sont choisies conjointement par le doctorant ou la doctorante et l’équipe de direction de thèse.
Le comité de suivi doit comporter :
- un membre appartenant à l’école doctorale EDITE mais extérieur à l’équipe de recherche
- et un membre extérieur à l’EDITE.
Les membres d’un comité de suivi de thèse ne peuvent pas être désignés rapporteurs de cette thèse au moment de la soutenance. Idéalement, la composition du CSI est stable durant toute la durée de la thèse, mais en cas de force majeure, elle pourra être modifiée (l’EDITE étant avertie du changement).
Fonction du CSI
Le comité doit se réunir au moins une fois par an avec le (la) doctorant(e), davantage si nécessaire (la visio est possible). Le comité fait le point sur tous les aspects de la thèse, en particulier :
- l’environnement et les conditions matérielles : bureau, accès aux ressources matérielles, notamment aux moyens informatiques, à la documentation …
- vie scientifique : participation à des séminaires et colloques, politique de publication, avancement de la thèse …
- encadrement : relations avec l’encadrant, disponibilité …
- financements : prise en charge de déplacements, de séjours à l’extérieur …
- formations suivies (qui peuvent comprendre des activités collectives liées à la thèse, des écoles d’été …)
- préparation de l’avenir professionnel
Le rôle du comité de suivi inclut une vigilance à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste. La direction de l’EDITE est mobilisée pour lutter contre tout ces agissements et indépendamment du CSI, le doctorant ou la doctorante ne doit pas hésiter à contacter la direction de l’EDITE à tout moment pour faire remonter des problèmes.
Après chaque réunion, les membres du CSI remplissent ensemble un document avec les informations stipulées ci-dessus dont un modèle est fourni ci-dessous (il peut être assez court si la thèse se déroule bien et remplacé par un document libre en pdf si le comité préfère). Ensuite l’un des deux membres le transmettra à l’école doctorale par mail à l’adresse : csi@edite-de-paris.fr. La réception et l’analyse du rapport de CSI par la Direction de l’EDITE conditionne l’autorisation de réinscription du doctorant ou de la doctorante à partir de la 2e année.
Réunions du comité de suivi
Le (la) doctorant(e) rédige un rapport d’avancement (entre 5 et 10 pages) à l’intention des membres du comité de suivi. Le Plan Individuel de Formation (PIF) doit être inclus dans ce rapport. Sa réalisation sera évaluée par le comité. Ce rapport est envoyé à l’école doctorale par mail à l’adresse : csi@edite-de-paris.fr par le (la) doctorant(e) et aux membres du comité de suivi. Il doit être disponible une semaine au moins avant la réunion du comité de suivi.
Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes : présentation de l’avancement des travaux et discussions, entretien avec le (la) doctorant(e) sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le (la) doctorant(e).
Au cours de l’entretien avec le (la) doctorant(e), le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche.
Réunion pour la réinscription en deuxième année :
Cette première réunion aura lieu impérativement en présence de l’encadrement.
Lors de la réunion du comité de suivi, le (la) doctorant(e) expose son état d’avancement et indique les perspectives et le planning prévu pour les 2 années qui suivent. Cette présentation doit durer approximativement 20 minutes. À la suite de cette présentation, une discussion s’engage avec le comité de suivi et l’encadrement.
À l’issue de cette première réunion, le comité de suivi produit un rapport (modèle de rapport ci-dessous) indiquant son avis sur l’avancement des travaux de thèse, sur l’adéquation entre le sujet de thèse le (la) doctorant(e) et l’encadrement et son ressenti sur le déroulé de la thèse et notamment sa tenue dans la durée de 36 mois. Ce rapport de comité de suivi doit être signé par les membres du comité.
L’un des deux membres transmettra ce rapport à l’école doctorale par mail à l’adresse : csi@edite-de-paris.fr. Si aucun problème n’est détecté, l’EDITE validera ce compte-rendu et l’enverra au (à la) doctorant(e), qui devra ensuite déposer la version validée sur la plateforme ADUM pour finaliser sa demande de réinscription.
Note : même dans le cas où le début effectif de la thèse date de moins de 6 mois avant la réinscription en deuxième année, le (la) doctorant(e) devra effectuer un comité de suivi pour cette réinscription mais il sera plus léger. Dans ce cas, le (la) doctorant(e) devra contacter l’école doctorale par mail à l’adresse : csi@edite-de-paris.fr pour discuter les modalités de ce comité de suivi léger.
Réunion pour la réinscription en troisième année (ou plus) :
Cette réunion peut avoir lieu en l’absence de l’encadrement et le rapport d’avancement n’est pas nécessaire.
Lors de cette réunion du comité de suivi, le (la) doctorant(e) expose son état d’avancement et indique les perspectives et le planning prévu pour l’année restante. Cette présentation doit durer approximativement 20 minutes.
À l’issue de cette nouvelle réunion, si le bon déroulement de la thèse est assuré, les membres du jury envoient une attestation en ce sens à l’école doctorale par mail à l’adresse : csi@edite-de-paris.fr (voir modèle ci-dessous). Cette attestation doit être signée par les membres du comité.
En cas de difficultés, le comité de suivi produit un rapport (modèle de rapport ci-dessous) indiquant son avis sur l’avancement des travaux de thèse, sur l’adéquation entre le sujet de thèse le (la) doctorant(e) et l’encadrement et son ressenti sur le déroulé de la thèse et notamment sa tenue dans la durée de 36 mois. Ce rapport de comité de suivi doit être signé par les membres du comité.
Si aucun problème n’est détecté, l’EDITE validera ce compte-rendu ou cette attestation et l’enverra au (à la) doctorant(e), qui devra ensuite déposer la version validée sur la plateforme ADUM pour finaliser sa demande de réinscription.
Note : La procédure est identique pour une réinscription en quatrième année (en utilisant les mêmes modèles de document pour l’attestation de bon déroulement ou le rapport, mais en modifiant « 3e année » par « 4e année »).
Réunion exceptionnelle du comité de suivi de thèse :
A tout moment de l’année, le comité de suivi peut être réuni si le besoin s’en fait sentir :
- à l’initiative du doctorant ou de la doctorante ;
- à l’initiative du directeur ou de la directrice de la thèse.
La forme de la réunion est alors libre, la personne qui la sollicite en décide (pas d’obligation de respecter les 3 temps). La rédaction d’un rapport reste obligatoire ainsi que sa transmission à l’EDITE.