La procédure de déclaration de soutenance détaillée ci-dessous concerne uniquement les doctorants inscrits administrativement auprès de l’Université Paris Cité. La procédure de soutenance de thèse de doctorat doit être initiée 3 mois avant la date prévue pour la soutenance.
Merci de vérifier régulièrement votre boite mail et vos spams pendant l’ensemble de la procédure.
ATTENTION : la procédure de demande de soutenance a changé. La demande de soutenance est désormais uniquement sur DEMAT
1. En amont à la demande
Le directeur ou directrice de thèse propose une liste des membres du jury dont les rapporteurs au regard de la réglementation ci-dessous :
CHOISIR LE JURY
- Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
- Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l’école doctorale et à l’établissement d’inscription du candidat et choisies en raison de leur compétence scientifique, sous réserve des dispositions relatives à la cotutelle internationale de thèse.
- le jury ne peut pas être composé de plus de 3 membres appartenant au même laboratoire
- La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou personnels assimilés, ou d’enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur. Attention, les maitre.sse.s de conférences HDR ne sont pas des assimilé.e.s.
- Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
- Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.
- Les encadrant.e.s non HDR ne font pas parti du jury, ils.elles sont déclaré.e.s en tant qu’invité.e.s
- Le directeur de thèse est membre du jury, mais ne prend pas part à la décision.
- Le/la doctorant.e ne doit avoir aucune publication commune avec, au plus, un membre du jury, en dehors des encadrant.e.s
Tous les cas de figures ne pouvant pas être encadrée par une règle, la décision finale découle de l’expertise de la direction de l’ED.
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CHOISIR LES RAPPORTEURS
Ils ou elles:
- doivent être habilité.e.s (ie, titulaires d’une habilitation à diriger des recherches ou d’un titre équivalent),
- doivent extérieurs à l’école doctorale et à l’établissement du doctorant.e,
- ne doivent pas avoir d’implication dans le travail du doctorant.e,
- ne doivent avoir aucune publication commune avec les encadrant.e.s dans les 5 dernières années,
- ne peuvent pas être rattachés au même laboratoire,
- ne peuvent pas avoir participé à l’un des comités de suivi de la doctorante ou du doctorant,
- peuvent appartenir à des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d’autres organismes étrangers,
- pour les personnes en poste à l’étranger ou dans l’industrie:
- doivent être titulaires de la thèse depuis au moins 5 ans.
- La validation est à la discrétion de la direction de l’ED sur la qualité scientifique (fournir un CV)
Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.
Ces éléments sont reportés sur la Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs.
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2. Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs en vue de la soutenance
Les pièces suivantes doivent être réunies sur un seul fichier PDF:
- Le justificatif de financement jusqu’au jour de la soutenance.
- Des financements autre que le contrat doctoral peuvent prendre le relais pour les fins de thèse (ATER, industriels, …)
- Le CV du doctorant.
- Le CV du/des rapporteurs si ce/ces dernier(s) sont étrangers.
- Un résumé du manuscrit (résumé d’1 page si le manuscrit est rédigé en français et de 10 à 15 pages si le manuscrit est en anglais).
- La liste de vos publications.
- Votre certificat de scolarité attestant de votre inscription administrative sur l’année universitaire en cours.
- La composition du jury.
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La composition de votre jury doit être déclarée sur l’application DEMAT, au plus tard 12 semaines avant la soutenance.
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Les démarches sont à effectuer/surveiller dans l’ordre suivant :
| DELAI | EFFECTUER / SURVEILLER | |
| Dans les 12 semaines avant la soutenance | Le/la doctorant.e doit envoyer un unique PDF comprenant les documents précités. | |
| A réception de l’accord de l’école doctorale sur votre demande | Le/la doctorant.e doit déclarer la composition de son jury sur la plateforme DEMAT (connexion à l’application avec votre compte étudiant Université Paris Cité). Il devra être à nouveau validé par votre Directeur.ice de thèse sur DEMAT et via le PDF généré par DEMAT. | |
| Dans la semaine suivant l’envoi par votre Directeur.ice de thèse de l’autorisation pour la composition du jury générée par DEMAT à l’école doctorale | Le/la doctorant.e reçoit un mail de l’école doctorale confirmant la validation/refus de la demande d’autorisation pour la composition de votre jury générée par DEMAT, et, si validé, son transfert au Bureau des soutenances de votre établissement. Le/la doctorant.e peut alors adresser son manuscrit aux rapporteurs (voir 4. ci-dessous) |
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Merci de noter que les tutelles universitaires et/ou les noms des établissements de chaque membre doivent figurer sur la demande d’autorisation pour la composition du jury
La Demande d’autorisation pour la composition du jury générée par DEMAT et validée par l’EDITE doit être transmise, par l’école doctorale, AU PLUS TARD 8 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE au Collège Doctoral de l’Université Paris Cité. Toutes les démarches précitées doivent donc avoir été effectuées en amont.
ATTENTION : Calendrier spécifique pour les soutenances en septembre: il faut prendre en compte la fermeture estivale d’UPCité. Veuillez consulter le calendrier prévisionnel pour les soutenances prévues au cours des 1ères semaines de septembre 2023.
3. Renseigner la date/heure/lieu de soutenance sur DEMAT
Lorsque la Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs générée par DEMAT est validée par l’école doctorale, Le/la doctorant.e doit renseigner la date, heure et lieu de sa soutenance sur DEMAT. Ces renseignements sont obligatoires et indispensables à l’émission de l’Autorisation de soutenance.
4. Déposer la version électronique du manuscrit sur DEMAT
Le/la doctorant.e doit déposer la version électronique de sa thèse sur DEMAT et renseigner les modalités de sa diffusion.
Avant dépôt, le manuscrit doit être obligatoirement soumis au logiciel de comparaison des sources Compilatio (logiciel anti-plagiat). L’attestation de soumission de la thèse au logiciel compilatio, signée par le directeur ou directrice de thèse, doit être transmise à l’équipe soutenances. Les modalités de soumission de la thèse sur Compilatio ont été communiquées en amont au directeur ou directrice de thèse, par mail
La thèse sera traitée par la Bibliothèque pour archivage, signalement et diffusion après la soutenance.
Vous retrouverez l’ensemble des outils, liens et informations utiles à la rédaction, au dépôt et à la diffusion de la thèse sur le portail de la Bibliothèque.
5. Envoyer le manuscrit aux rapporteurs
Lorsque la Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs générée par DEMAT est validée par l’école doctorale, le/la doctorant.e envoie son manuscrit aux rapporteurs.
Le Bureau des soutenances de l’Université Paris Cité communiquera aux rapporteurs l’ensemble des informations et formulaires nécessaires au retour de leurs rapports (rapport type, fiche d’évaluation etcc).
Pour information : Le retour du rapport de thèse et du formulaire d’évaluation sont attendus au plus tard 1 mois avant la soutenance.
6. Autorisation de soutenance
Pour obtenir l’autorisation de soutenir, les démarches sont à effectuer/surveiller dans l’ordre suivant :
| DELAI | EFFECTUER / SURVEILLER | |
| 4 semaines, au plus tard, avant la soutenance | Le.la doctorant.e valide sur DEMAT le dépôt du manuscrit et la date/heure/lieu de soutenance | |
| Dans la semaine suivant la réception des rapports | Réception d’un mail confirmant le dépôt des rapports, la validation du manuscrit et date/heure/lieu de soutenance sur DEMAT par la gestionnaire de l’EDITE. Si autorisée par la Direction de l’EDITE, l’autorisation de soutenance est directement communiquée au Bureau des soutenances de l’Université Paris Cité. | |
1 semaine, au plus tard, avant la soutenance | Le Bureau des soutenances de l’Université Paris Cité communique : – au directeur.rice de thèse, les documents de soutenance – au/à la doctorant.e, la convocation et rapports des rapporteurs – aux membres du jury, la convocation et rapports des rapporteurs |
Pour rappel, la soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par la Présidente de l’Université Paris Cité.
L’Autorisation de soutenance doit être transmise AU PLUS TARD 3 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE, par l’Ecole doctorale, à l’équipe soutenance du Collège Doctoral. Toutes les démarches précitées doivent donc avoir été effectuées en amont.
7. Après la soutenance
L’admission (ou l’ajournement) est prononcée après délibération du jury.
Les documents de soutenance (le Procès verbal, l’Avis du jury sur la publication de la thèse soutenue et le rapport final de soutenance) doivent parvenir à l’équipe soutenances dûment complétés et co-signés par tous les membres du jury dans un délai n’excédant pas 1 mois après la soutenance.
Aucune attestation de réussite ne sera délivrée avant le dépôt de la version finale de la thèse et la réception des documents de soutenance par l’équipe soutenances.
Si souhaité après soutenance, le docteur a la possibilité de déposer une version de la thèse avec des corrections mineures (orthographe, mise en page, etc) sous un délai de 1 mois.
Si le jour de la soutenance le jury demande des corrections majeures, le docteur dispose d’un délai de 3 mois pour déposer la version corrigée de la thèse accompagnée de l’attestation de conformité signée par le président du jury.
A consulter également : https://u-paris.fr/doctorat/soutenir-sa-these/