Soutenance – doctorants inscrits à Sorbonne Université – ADUM

ATTENTION

– la procédure de demande de soutenance a changé. La demande de soutenance est désormais uniquement sur ADUM.

1. En amont à la demande

 Le directeur ou directrice de thèse constitue une liste des membres du jury dont les rapporteurs au regard de la réglementation ci-dessous : 

CHOIX DU JURY 

• Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
• Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l’école doctorale et à l’établissement d’inscription du candidat et choisies en raison de leur compétence scientifique, sous réserve des dispositions relatives à la cotutelle internationale de thèse.
• le jury ne peut pas être composé de plus de 3 membres appartenant au même laboratoire
• La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou personnels assimilés, ou d’enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur. Attention, les maitre.sse.s de conférences HDR ne sont pas des assimilé.e.s.
• Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
• Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.
• Le directeur de thèse est membre du jury, mais ne prend pas part à la décision.
• Le/ladoctorant.e ne doit avoir aucune publication commune avec, au plus, un membre du jury, en dehors des encadrant.e.s

Tous les cas de figures ne pouvant pas être encadrée par une règle, la décision finale découle de l’expertise de la direction de l’ED.

CHOIX DES RAPPORTEURS – RAPPORTEUSES

Ils ou elles:

• doivent être habilité.e.s (ie, titulaires d’une habilitation à diriger des recherches ou d’un titre équivalent),
• doivent être extérieurs à l’école doctorale et à l’établissement du/de la doctorant.e.
• ne doivent pas avoir d’implication dans le travail du doctorant.e.
• ne doivent avoir aucune publication commune avec les encadrant.e.s dans les 5 dernières années.
• ne peuvent pas être rattachés au même laboratoire
• ne peuvent pas avoir participé à l’un des comités de suivi de la doctorante ou du doctorant
• peuvent appartenir à des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d’autres organismes étrangers.
• pour les personnes en poste à l’étranger ou dans l’industrie:
  • doivent être titulaires de la thèse depuis au moins 5 ans.
  • La validation est à la discrétion de la direction de l’ED sur la qualité scientifique (fournir un CV)

Tous les cas de figures ne pouvant pas être encadrée par une règle, la décision finale découle de l’expertise de la direction de l’ED.

Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.

Ces éléments sont reportés sur la demande d’autorisation de présentation en soutenance. 

2. Demande d’autorisation de présentation en soutenance

La demande d’autorisation de présentation en soutenance doit être effectuée au plus tard 10 semaines avant la soutenance, sur ADUM, dans l’ordre suivant :

2.1. Réunir les pièces suivantes sur un PDF unique :

• Le justificatif de financement jusqu’au jour de la soutenance. Des financements autre que le contrat doctoral peuvent prendre le relais pour les fins de thèse (ATER, industriels, …)
• Le CV du/de la doctorant.e
• Le CV du/des rapporteurs si ce/ces dernier(s) sont étrangers
• Un résumé du manuscrit (résumé d’1 page si le manuscrit est rédigé en français et de 10 à 15 pages si le manuscrit est en anglais)
• Votre certificat de scolarité attestant de votre inscription administrative sur l’année universitaire en cour

2.2. Déclarer la composition de votre jury sur ADUM

Ci-après, la procédure détaillée :

ATTENTION : veuillez ajouter à votre unique PDF, que vous déposerez dans la rubrique document à joindre, toutes les pièces demandées dans la section 2.1

A noter que sur ADUM, le dépôt de la première version du manuscrit de thèse au format PDF est nécessaire pour finaliser la procédure de demande d’autorisation de présentation en soutenance. Cette version sera transmise aux rapporteurs.

Seuls les dossiers de demande de soutenance complets sur ADUM, seront validés par la Direction de l’EDITE.

DELAIS : La demande d’autorisation de présentation en soutenance doit être validée par la Direction de l »Ecole Doctorale, sur ADUM, AU PLUS TARD 8 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE. Seule cette validation sur ADUM permet la prise en compte de votre demande de soutenance par le Collège Doctoral.

3. Envoi du manuscrit aux rapporteurs

L’envoi de votre manuscrit, tel que déposé sur ADUM, sera effectué par l’école doctorale, via ADUM, après validation de votre demande d’autorisation de présentation en soutenance par la Direction de l’EDITE.

Les rapporteurs recevront, par mail, un lien pour consulter le manuscrit ainsi qu’un lien pour déposer leurs rapports signés sur ADUM. Ils disposeront également de toutes les informations relatives au retour des rapports (modalités/date de retour etcc). Pour rappel, il est d’usage d’octroyer au rapporteur 1 mois pour l’étude du manuscrit et le rendu de son rapport. Le retour du rapport sera donc automatiquement demandé 1 mois, jour pour jour, avant la date prévisionnelle de soutenance.

Le/la doctorant.e ainsi que sa Direction de thèse seront informés par l’école doctorale de l’envoi du manuscrit et consignes annexes aux rapporteurs.

4. Lettre de désignation et engagement de confidentialité du jury

Une lettre de désignation en qualité de membre de jury, accompagnée de l’engagement de confidentialité, sera adressée par l’école doctorale, via ADUM, à l’ensemble des membres du jury.

5. Dossier de soutenance

Le dossier de soutenance (dépôt et diffusion de thèse) qui s’effectuait auparavant 1 mois avant le soutenance sera constitué, sur ADUM, au fil de la procédure de demande de soutenance.

6. Réception des rapports des rapporteurs

Lorsque les deux rapports auront été déposés sur ADUM par les rapporteurs, une notification automatique sera adressée au Directeur ou la Directrice de thèse du/de la doctorant.e pour validation des rapports. Il appartient au Directeur ou à la Directrice de thèse, au vu des rapports et via ADUM, de proposer l’autorisation de soutenance auprès de la Direction de l’EDITE.

7. Autorisation de soutenance / convocation

L’autorisation de soutenance sera étudiée par la Direction de l’EDITE, à l’appui des rapports des rapporteurs et uniquement après proposition de la Direction de thèse via ADUM.

En cas de modification des informations saisies (date, jour et lieu) merci d’envoyer un mail au secrétariat de l’Edite.

L’autorisation de soutenance validée sera directement adressée par la Direction de l’Ecole doctorale au Bureau d’Accueil des doctorants via ADUM.

DELAI : L’autorisation de soutenance doit être validée AU PLUS TARD 3 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE par la Direction de l’EDITE

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A SAVOIR : sont générés/gérés par le Bureau d’Accueil des Doctorants du Collège Doctoral :

• l’autorisation de soutenance signée par la Direction de l’EDITE, et la notification y afférent au/à la doctorant.e et à sa Direction de thèse
• la convocation aux membres du jury accompagnée des recommandations au jury, la procuration de signature et le formulaire d’engagement de confidentialité
• le rapport de soutenance
• le procès verbal de soutenance
• la notification au doctorant et à sa Direction de thèse, par mail, de la mise à disposition, dans son espace ADUM, des rapports des rapporteurs et des documents à remettre au Président du Jury le jour de la soutenance

8. Test technique pour les soutenances en visio-conférence partielles ou totales

Procéder avec votre ou vos encadrants des tests visio pour vous assurer du bon déroulement technique de la soutenance au jour J.

9. Le jour de la soutenance

Le Président(e) du jury est tenu de :

1. Veiller à la réception du Procès-verbal de soutenance, du rapport technique de soutenance, de l’autorisation de soutenance, des rapports des rapporteurs et des recommandations du jury
2. Veiller à collecter les éventuelles procurations signées numériquement par les membres concernés. A noter, ces procurations devront être transmises via une adresse mail professionnelle et avant la délibération du jury, pour être valides (échanges à conserver et mis à la disposition de Sorbonne Université sur demande) 
3. Garantir l’authentification des membres du jury participant à la visioconférence. 
4. Pour rappel, les directeurs et encadrants participent au jury mais ne prennent pas part à la décision. Ils participent donc aux discussions au jury en l’absence du candidat, puis le jury se retire en l’absence des directeurs et encadrants pour prendre leur décision d’admission ou d’ajournement.

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10. En aval de la soutenance

• Signer le Procès-Verbal (PV) 
• Signer le rapport de soutenance. Il appartient au président du jury de s’assurer que tous les membres valident le contenu du rapport. Les échanges de mail en ce sens doivent donc être conservés et mis à la disposition de Sorbonne Université sur demande. 
• La Direction de thèse dépose, sur ADUM, au plus tard 7 jours après la soutenance, une copie scannée en format PDF des pièces suivantes :
  • Le procès-verbal de soutenance signé en original par le président du jury
  • Le rapport de soutenance en original contresigné par l’ensemble des membres du jury ou, le cas échéant, du seul président du jury de thèse lorsque procuration lui a été donnée par les membres du jury 
  • l’ensemble des procurations envoyées via une adresse mail professionnelle le cas échéant
  • Le rapport technique le cas échéant signé en original par le président du jury
• La Direction de thèse remet l’ensemble des originaux des pièces au Bureau d’Accueil des Doctorants du Collège Doctoral de Sorbonne Université, à l’adresse suivante : 15 rue de l’Ecole de Médecine, 75006 PARIS.

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Seule la transmission des documents originaux conditionne la possibilité de délivrer une attestation de réussite au diplôme.

Le manuscrit définitif doit être déposé, au plus tard, trois mois après la soutenance, sur ADUM.